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„Work smarter – not harder” ist eine häufig verwendete Redewendung in der heutigen Arbeitswelt. Hört sich ja auch ganz cool an, schlauer zu arbeiten, anstatt sich von einem harten Arbeitsalltag überwältigen zu lassen. Allerdings sind wir mit diesem Begriff nicht ganz einverstanden, suggeriert er doch, dass Arbeitnehmer von vornherein – gelinde gesagt – „weniger schlau“ arbeiten. Zumal der Satz das erste Mal in den 1930er Jahren aufkam und vielmehr auf die damaligen Arbeitsverhältnisse abzielte. Wir befassen uns daher lieber mit dem smarten Teil der Aussage und setzen den Fokus auf hilfreiche Tipps, wie unser Arbeitstag effizienter gestaltet werden kann und nicht von Stress bestimmt wird. 

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Tipp 1 | Tagesplanung

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Stürzen Sie sich morgens nicht gleich stressbeladen auf Ihren Rechner, sondern nehmen Sie sich zuallererst Zeit, um Ihren Arbeitstag zu planen. Und zwar nicht mit einer endlosen To-Do-Liste, sondern mit einer machbaren. Machbar im Sinne von: Priorisieren Sie und setzen Sie nur die Tasks auf die Liste, die Sie bis zum Ende des Tages erledigt haben möchten. Formulieren Sie Ihre Aufgaben konkret aus und gruppieren Sie diese. Wenn Sie die Möglichkeit haben, untergliedern Sie die To Dos in unterschiedliche Arbeitsorte. Nutzen Sie beispielsweise Ihren Arbeitsplatz, Break-out-Zones und einen weiteren Arbeitsort, von dem aus Sie gut arbeiten können. Das bringt Bewegung in Ihren Arbeitstag und sorgt für örtliche Abwechslung, die beim Sortieren der Gedanken und der Entwicklung neuer Ideen helfen können.

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Tipp 2 | Hören Sie auf sich

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Das starre Abarbeiten war gestern. Wenn Sie effizienter durch den Tag kommen möchten, dann nehmen Sie sich Zeit für sich. Hören Sie auf Ihre innere Stimme – Wann sind Sie wirklich produktiv? Gehören Sie zu den Menschen, die morgens am konzentriertesten arbeiten, oder doch zu denjenigen, die nachmittags einen freieren Kopf für verzwickte Jobs haben (Lerche-Eulen-Prinzip)? Wenn Sie das wissen, lässt sich Ihr Arbeitstag noch besser strukturieren. 

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Tipp 3 | Differenzieren zwischen "wichtig" und "weniger wichtig"

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Oft hilft es, zwischen wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Was kann delegiert werden, was sind unnötige Zeitfresser? Oft sind es kleine Dinge wie abzuwägen, ob ein kurzer Anruf reicht, um etwas abzuklären oder doch eine (zeitintensivere) E-Mail geschrieben werden muss. Welche Jobs kann ich abgeben, welche nicht? Welche Meetings sind wirklich notwendig oder können abgesagt werden beziehungsweise an welchen muss ich zwingend teilnehmen? Suchen Sie nach möglichen und unnötigen Zeitfressern und versuchen Sie diese zu vermeiden. Schrauben Sie Ihren Perfektionismus und das dazugehörende „ich muss alles selbst erledigen“ zurück, geben Sie Aufgaben ab und stehen Sie zu möglichen Fehlern.

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Tipp 4 | Methoden des Zeitmanagement

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Wer immer noch strauchelt, kann es mit sogenannten Zeitmanagement-Methoden probieren. Eine davon ist die Pomodoro-Technik. Hier geht es weniger um Tomaten, als vielmehr um das Arbeiten mittels eines Küchen-Kurzzeitweckers, der zu Zeiten des Entwicklers Francesco Cirillo die Form einer Tomate hatte. Hier wird die Arbeit in 25-minütige Einheiten aufgeteilt – gefolgt von einer fünfminütigen Pause. Nach vier Pomodori-Abschnitten wird eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten empfohlen. Der Vorteil dieser Methode ist das konzentrierte und ungestörte Arbeiten an einer Aufgabe. Dadurch werden Ablenkung und Abschweifen effektiv vermieden. 

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Wir wünschen Ihnen viel Freude und Erfolg beim Ausprobieren!